Viele Waren lassen sich im Ausland günstiger beschaffen als in der EU. Für eine erfolgreiche Kalkulation ist es wichtig, Frachtkosten und Zölle genau zu kalkulieren. Der Transport per Seefracht lohnt sich auch bei kleinen Mengen und ist oft schneller als man denkt. Das Wichtigste für ein aussichtsreiches Importgeschäft ist die genaue Kenntnis des Zolltarifs. Schon im Vorfeld einer Geschäftsbeziehung sollte man sich deshalb über die unterschiedlichen Zollsätze informieren.

Sobald die Ware in der EU ein­getroffen ist, geht es darum, die Verzollungsformalitäten zügig und kostengünstig abzuwickeln. Hier entscheidet sich, ob eine Abfertigung in den freien Verkehr, die Überführung in ein Zoll­Lager, eine vorübergehende Verwendung oder eine aktive bzw. passive Veredelung am besten geeignet ist. Die richtige Entscheidung trägt dazu bei, die Importkosten zu senken.

Die EU gewährt eine Vorzugsbehandlung für Waren aus bestimmten Ländern und Gebieten in der Form von ermäßigten Zollsätzen oder sogar Zollfreiheiten. Die Regelungen dazu sind im Zolltarif hinterlegt. Meistens handelt es sich um Präferenzabkommen auf Gegenseitigkeit bzw. um einseitige Präferenzmaßnahmen der EU. Allerdings sind nur Waren, die die in der jeweiligen Präferenzregelung festgelegten Voraussetzungen erfüllen, präferenzberechtigt, so dass besondere Sorgfalt bei der Präferenzkalkulation erforderlich ist.

Bei der Importkalkulation wird oft übersehen, dass es sich bei den vermeintlich günstigen Bezugspreisen im Ausland oft um EXW-Preise handelt. so dass sämtliche Kosten für Verpackung, Transport und Versicherung der Käufer zu tragen hat. Die Einfuhrumsatzsteuer ist für ein Unternehmen im Rahmen des Vorsteuerabzugsverfahrens ein durchlaufender Posten. Bei einer Privatperson erhöht sie den Bezugspreis.

Bei der Berechnung der Abgaben muss zunächst der Zollwert ermittelt werden. Dieser berechnet sich aus dem Warenwert zu dem Zeitpunkt, an dem die EU-Außengrenze überschritten wird. Somit müssen z.B. bei einer EXW-Sendung die anteiligen Fracht- und Versicherungskosten dem Warenwert zugeschlagen werden. Aus diesem Zollwert errechnet sich dann der Zollbetrag. Zollwert plus Zollbetrag plus Frachtkosten innerhalb der EU ergibt dann die Grundlage für die Berechnung der Einfuhrumsatzsteuer.

Zur Umrechnung von Fremdwährungen veröffentlicht die Zollverwaltung die Umrechnungskurse, die üblicherweise einen ganzen Monat lang für die Umrechnung ausländischer Währung verwendet werden.